غزة/الداخلية/ بلال أبو دقة:
قال رئيس قسم الأرشيف التابع لدائرة شؤون الموظفين بوزارة الداخلية _ الشق المدني_ : "شكلنا لجنة خاصة بالأرشيف بهدف إعادة ترتيب ملفات الموظفين ومراجعتها واستكمال أي نواقص فيها".
ولفت اسليم خلال حديثه "لموقع الداخلية" إلى أنه يجري الآن العمل داخل دائرة شؤون الموظفين على تنفيذ مهام اللجنة وانتهاء إجراءات ترتيب الملفات, مشيراً إلى أنه تم البدء بترتيبها بطريقة أبجدية ووضعها في أماكنها "لسهولة الحفظ والرجوع إليها".
ويعمل موظفو قسم الأرشيف في دائرة شؤون الموظفين على حفظ بيانات طواقم وزارة الداخلية الشق المدني والبالغ عددهم نحو 850 موظفاً وموظفة وقد تم بناء أرشيف الكتروني على منظومة الشؤون الإدارية الإلكترونية.
ويشمل العمل اليومي في قسم الأرشيف "أرشفة الكترونية، أرشفة يدوية في الملفات ،دراسة ملف، استخراج مستندات من ملفات الموظفين عند الطلب ،حيث تم تخصيص ملف لكل موظف وملف لكل إدارة ووحدة بالإضافة لبعض الملفات العامة مثل ملف القرارات ،ملف اللجان ،ملف الاحتياجات ،ملف إنهاء الخدمة، ملف البطاقات وملفات أخرى عديدة " .
بدوره يقول ، رئيس قسم المتابعة في دائرة شؤون الموظفين أ. محمد عوض : "بعد أن فقدت الداخلية ملفات الأرشيف الورقي بالكامل بدأ قسم الأرشيف-الشق المدني بالعمل من الصفر وتم فتح ملفات جديدة لكل موظف وحفظ الأوراق والمستندات بداخلها أولاً بأول مع العلم بأنه خلال تلك الفترة كان الاعتماد لدينا على الأرشيف الإلكتروني لاستخراج أي معاملة أو الرجوع لأي مستند" .
وعن دور قسم الأرشيف في وقت الأزمات والطوارئ، يقول مهند اسليم :"في حال انقطاع التيار الكهربائي نلجأ للملفات الورقية الموجودة في الأرشيف ،وفي حال استهداف مقر الوزارة الرئيس يتم اللجوء إلى الملفات المؤرشفة إلكترونيا على منظومة الشؤون الإدارية ."
ويتضمن ملف الموظف في أرشيف دائرة شؤون الموظفين بوزارة الداخلية-الشق المدني "المؤهل العلمي ، إقرار استلام عمل ،الإقرار الشخصي ، تعهد، الحالة الاجتماعية، صورة بطاقة الهوية ،السيرة الذاتية، شهادة ميلاد، صورة شخصية ، صورة عن حساب البنك، إضافة قرارات التكليف والنقل والانتداب ،ومستندات البدالات والعلاوات الإدارية، ومعاملات الإجازات الخاصة بالموظف خارجية أو مرضية أو بدون راتب ،ومستندات إنهاء خدمة الموظف " .
